회의, 미리 준비하면 걱정없다

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- 본 리포트에서 사용하는 예시는 iOS와 크롬 브라우저를 기본으로 작성하였습니다.

'왜 하는지 모르겠지만 일단 오라니까 가야지' 하는 회의에 참석해 본 경험이 있으신가요? 참석하긴 했는데 지금 등장하는 주제의 배경이나 맥락을 모르겠거나, 굳이 참석하지 않아도 괜찮았을 회의를 경험해본 적도 있지 않나요?

 

회의 참석자든 주최자든, 회의에 참석하는 구성원은 회의가 열리는 이유를 이해하고 있어야 합니다. 회의를 준비할 때 다음 세 가지 항목을 먼저 체크해보는 게 좋습니다.

 

1. 참석자에게 회의 안건을 미리 알린다

참석자들이 회의 안건에 대한 사전 이해가 없다면, 회의에 집중하기 어려운데다 논의를 거쳐 결과에 도달하기까지 불필요한 에너지를 소모하게 됩니다. 자신이 회의 주최자라면 회의 안건을 사전에 공유하고, 회의 참석자인 경우에는 주최자에게 어떤 논의를 위한 자리인지 미리 질문하여 확인해야 합니다.

 

안건을 공유하는 방법은 회의 성격에 따라 다를 수 있는데요. 간단하게 한 줄로 공유가 가능한 경우도 있지만, 안건 여러 개를 제시하여 입장을 정리하고 참석하길 요청하는 경우도 있습니다. 사전에 반드시 공유해야 할 내용 3가지는 '일시 및 장소, 참석 대상, 논의가 필요한 안건'입니다. 이때 꼭 참석해야 하는 사람과 선택적으로 참석할 대상을 구분하면 더 좋습니다.

[예시] 회의 초대하기(1)

혜경님, 은정님, 민준님. 신규 기능 시나리오 리뷰 진행하오니 참석 부탁드립니다. 현재 진행 상황 먼저 점검한 뒤 시나리오 리뷰하고, 모듈 탑재 일정 논의하겠습니다.

- 일시: 2019년 X월 Y일 (Z) 10시 30분~
- 장소: 5층 Y구역 런던 회의실

 

2. 검토가 필요한 자료는 사전에 적극 공유한다

회의 참석을 요청할 때 '발표 자료'와 '참석자 준비사항'을 사전 공유 자료에 포함하면 좋습니다. 회의에서 어떤 내용을 논의할지 미리 준비할 수 있기 때문입니다.

 

기획 리뷰 회의에서 기획서를 처음 보며 리뷰하는 것과 미리 자료를 본 후 리뷰하는 것은 밀도 차이가 클 수밖에 없습니다. 사전에 회의 자료를 공유하면 피드백을 받아 부족한 부분을 채울 수 있다는 장점도 있죠.

 

공유하는 회의 자료의 형태는 다양합니다. 저는 파워포인트나 키노트로 작성한 파일은 PDF 파일로 변환하여 공유하고, 위키 페이지나 구글 시트는 링크로 공유합니다. 대용량 파일 역시 해당 파일에 접근할 수 있는 링크를 공유합니다. 회의 자료를 사전에 공유했다면 "공유한 자료는 확인하셨나요?"라고 물으며 시작해도 좋습니다. 상대방이 이해한 정도에 따라 설명의 속도나 깊이를 조절할 수 있으니까요.

 

이번 주 목요일, 시즈널 마케팅 기획 회의가 있다고 가정해보겠습니다. 아이디어는 어느 정도 추려진 상태에서 구체적인 계획을 세워서 공유하는 회의라고 해볼게요. 이때 기간, 방법 등 구체적인 내용이 담긴 마케팅 기획서를 월요일이나 화요일쯤 회의 참석자에게 미리 공유합니다.

[예시] 회의 초대하기(2)

시즈널 마케팅 기획 회의를 이번 주 목요일 오후에 진행합니다! 자료를 미리 보고 참석해주시면 감사하겠습니다 :)

- 일시: 2019년 X월 Y일 오후 3시~
- 장소: 2층 G구역 베이징 회의실
* 링크1: 시즈널 마케팅 기획서

목요일 회의 전, 공유한 자료를 본 누군가가 "예상치나 목표치가 어떻게 되나요?"라고 미리 질문할 수 있습니다. 꼭 놓친 내용이 아니더라도 "전에 이런 사례를 본 적이 있는데 참고하세요"라며 관련 자료를 건네받을 수도 있고요. 회의 준비 과정에서 놓친 부분이 있다면, 이 기회를 통해 보완할 수 있습니다.

 

3. 필요하다면, 회의 전 대략적인 입장을 정해둔다

우리 부서 2명과 다른 부서 2명이 참석하는 부서 간 회의를 진행한다고 가정해볼게요. 우리가 협조를 요청하는 입장이라면 우리 부서의 요구사항을 사전에 부서 내에서 명확히 정리하고 들어가는 게 좋습니다. '현재 논의되고 있는 A안, B안, C안 중 우리에게 가장 좋은 선택지는 C안이고, 최소 B안이 채택되어야 하며 A안은 절대 받아들일 수 없다' 정도의 이야기면 충분합니다.

 

만약 내부적으로 의견이 모이지 않았다면, 아직 의견을 모으지 못했음을 확인하는 것으로도 의미가 있습니다. 같은 부서 안에서 서로의 의견을 몰라 생기는 문제를 피할 수 있기 때문이죠. 이는 간단하지만 효율적인 회의를 위해 꼭 필요한 과정입니다. 회의 준비를 위한 회의를 따로 잡을 필요 없이, 메신저 혹은 회의실로 이동하며 이야기하면 됩니다.

물 흐르듯 자연스러운 회의를 위한 단축키

1. 실행 중인 프로그램을 종료할 때

회의에 들어가기 전, 불필요한 프로그램은 모두 종료해야 합니다. 발표 자료를 보고 있는데 갑자기 떠오른 팝업 때문에 스크린 우측 상단이나 하단에 시선을 뺏긴 적이 있으실 텐데요. 회의를 진행하는 입장이나 참석하는 입장에서도, 이러한 방해 요소는 도움이 되지 않습니다. 또한, 다른 사람에게 공개해서는 안 될 자료나 메시지가 노출되는 위험도 막을 수 있고요.

 

저는 회의에 들어가거나 대형 스크린에 컴퓨터를 연결하기 전, 메신저, 브라우저 등 실행 중인 모든 프로그램을 종료하고 회의에 필요한 자료만 준비합니다. 이때 Cmd + Q 단축키를 누르면 각종 프로그램을 빠르게 종료할 수 있습니다.*

* 윈도(Windows) 사용자일 경우 Ctrl + Q

 

2. 화면을 분할하여 보고 싶을 때

불필요한 프로그램을 종료하고 시각적으로 방해되는 요소를 모두 제거했다면, 이제 꼭 필요한 자료를 깔끔하게 보여주어야 할 차례입니다.

 

프레젠테이션 파일을 스크린 전면에 채운다면 큰 문제는 없겠지만, 필요한 창들을 동시에 띄워놓고 회의를 진행한다면 정보를 잘 정리해서 보여주어야 합니다. 이쪽 창과 저쪽 창을 정신없이 오가며 낭비되는 시간을 아끼고 회의에도 더 집중할 수 있기 때문이죠.

 

Mac은 OS 단축키로 화면 분할 기능을* 제공하지 않기 때문에 저는 Divvy라는 앱을 사용합니다. Divvy는 창을 손쉽게 정렬하는 도구로 특정 단축키와 화면 구조를 맵핑하여 커스텀한 관리가 가능합니다. 전체 화면 채우기와 화면 좌우, 상하 분할 그리고 커스텀 분할까지 가능합니다.

* 관련 기사: "이것만은 꼭!" 윈도우 10 핵심 단축키 14선 (ITworld, 2016.8.18)

 

* Divvy 사용법이 알기 쉽게 소개된 영상 ⓒMizage Apps

 

가장 일반적으로 사용하는 단축키는 '전체 화면 채우기'입니다. 하나의 창을 전체 화면에 가득 채우는 것이죠. 저는 단축키와 커스텀한 단축키를 모두 사용하는데요. 현재 작업 중인 창을 화면 전체에 꽉 차게 하려면 Divvy 앱을 실행하기 위한 단축키 Cmd+d를 누르고, 전체 화면에 해당하는 커스텀 단축키 Cmd+a를 누르면 됩니다.

 

보통 두 작업은 연속적으로 이뤄지기 때문에 왼쪽 엄지 손가락으로 Cmd를 누른 상태에서 d를 누르고 곧바로 a를 누르면 순식간에 현재 화면이 전체 화면으로 디스플레이됩니다. 화면을 효율적으로 사용하기 위해 회의에서는 이 단축키를 자주 사용합니다.

 

한 걸음 더 나아가 화면을 조금 더 확대하고 싶다면, 단축키 Cmd와 + 버튼을 눌러줍니다. +를 한 번 누를 때마다 화면이 조금씩 확대되니 적당한 사이즈까지 여러 번 눌러 알맞게 활용하면 좋습니다. 확대된 화면을 조금씩 축소할 때는 Cmd와 - 버튼을, 기본 상태로 원상복구를 원한다면 Cmd와 숫자 0을 눌러줍니다. 간단하죠?


다음으로 많이 사용하는 기능은 '화면 분할'입니다. 평소 업무를 할 때도 자주 사용하는 기능인데요. 두 개의 자료를 동시에 보면서 논의하거나 작업하는 경우, 왼쪽과 오른쪽에 창을 하나씩 배치할 수 있습니다. 두 가지 자료를 동시에 보면서 하나를 선택할 때 유용하고, 하나의 자료를 참고하여 나머지 자료를 판단할 때도 좋습니다. 파일을 옮기기 위해 드래그하거나 드롭을 사용할 때도 편리하고요.

 

엑셀 파일이나 구글 스프레드시트처럼 좌우로 디스플레이하기에 자료가 가로로 긴 경우에는 위, 아래 분할을 사용하면 좋습니다. Divvy를 사용하여 모니터를 2 x 2로 구분해 1, 2, 3, 4구역으로 정렬하는 커스텀 분할도 사용할 수 있습니다.

 

저는 종종 에버노트에서 새 노트를 만든 뒤 해당 노트를 더블클릭하여 에버노트 클라이언트를 가린 상태로 메모합니다. 회의를 진행하면서 메모가 필요할 때 Divvy로 화면을 분할하여, 한쪽에 에버노트를 띄워 놓고 회의 내용을 적곤 하고요. 이렇게 하면 회의록 작성을 생중계하는 효과도 누릴 수 있습니다.

Divvy 화면 분할을 이용하면 회의록을 함께 보며 작성할 수 있습니다. ⓒ홍동희

3. 브라우저, 빠르고 편리하게 열고 닫는다

현재 보고 있는 창을 닫지 않은 채 새로운 페이지에 접속하고 싶다면 Cmd+T 버튼을 눌러 새 탭을 엽니다. 새 탭을 열면 주소창에 바로 커서가 들어가기 때문에 주소를 입력하거나 즐겨찾기를 선택하여 원하는 페이지로 빠르게 이동할 수 있습니다.

 

만약 새로운 탭이 아닌 새로운 창을 열고 싶다면 Cmd+N을 눌러 새 창을 띄웁니다. 이 기능은 기존에 보던 페이지를 확인하면서 새로운 페이지를 보고 싶을 때 활용하는데요. 이렇게 새로 창을 띄운 뒤, 좌우 분할 혹은 상하 분할을 활용하면 더 좋습니다.

제가 방금 파일을 하나 올렸으니, 페이지를 새로고침 해주시겠어요?

회의를 진행하다 보면 화면을 새로고침 하는 경우도 자주 발생하는데요. 이럴 땐 신속하게 Cmd+R을 누르면 브라우저가 바로 새로고침 됩니다.

 

또 여러 창과 탭을 오가다 키보드를 잘못 누르거나 클릭 실수로 창이 닫히는 경우가 있습니다. 바로 접속할 수 있는 홈페이지라면 큰 상관이 없지만, 여러 번의 클릭으로 접속한 페이지라면 해당 페이지까지 돌아가기가 꽤 복잡하죠. 이때 우리를 구제해 줄 단축키가 Cmd+shift+T입니다.

 

이 단축키를 누르면 조금 전에 닫혔던 창이 다시 열립니다. Cmd+shift를 누른 채로 T를 연달아 누르면 그전에 닫혔던 창, 그 이전에 닫혔던 창까지 연속해서 다시 열 수 있습니다. 이때 전체 방문기록을 확인하고 싶다면 Cmd+Y를 누르면 됩니다.

[정리의 고수가 알려주는 TIP] 효율적인 회의를 위해 단축키를 익히자

1. 프로그램 종료는 Cmd(Ctrl) + Q

회의 시작 전, 실행 중인 프로그램을 모두 종료해주세요.

2. 화면 확대는 플러스(+), 마이너스(-)로!
- 화면 확대: Cmd(Ctrl) + (+)
- 화면 축소: Cmd(Ctrl) + (-)
- 화면 재설정: Cmd(Ctrl) + 0

3. 브라우저 단축키의 모든 것
- 새탭 열기: Cmd(Ctrl) + T
- 새창 열기: Cmd(Ctrl) + N
- 새로고침: Cmd(Ctrl) + R
- 닫힌 탭 다시 열기: Cmd(Ctrl) + Shift + T
- 주소창 바로가기: Cmd(Ctrl) + L
- 전체 방문기록: Cmd + Y (Ctrl + H)

시간과 에너지를 아끼는 회의록 작성법 네 가지

1. 회의록 작성자를 먼저 정한다

회의를 시작하기 전, 누가 회의록을 적을지 정해두는 것이 중요합니다. 누군가 회의 내용을 기록하는 줄 알고 중요한 내용을 적지 않았다가 낭패를 볼 수도 있고, 본인이 적어야 한다는 생각에 회의 참석자 모두가 속기사처럼 타이핑만 할 수도 있으니까요.

 

저는 회의를 요청한 사람이 기록하는 게 좋다고 생각합니다. 회의를 요청한 사람이 사전에 안건을 공유하고, 회의를 진행하며, 회의록을 작성해서 공유하는 거죠.

 

물론 회의를 진행 중에 토론에 너무 몰입하여 별도로 회의록을 작성하기 어렵겠다는 판단이 들면, 회의에 참석하는 동료에게 회의 내용을 메모해달라고 부탁할 수도 있습니다.

 

2. 회의록을 적으며 회의한다

앞서 사전에 회의 안건을 공유하고 회의에 임하는 것이 좋다고 말씀드렸는데요. 의사결정이 진행되는 회의라면 결정해야 할 사항들을 화면에 띄워두고, 결정사항이 나오는 대로 각 항목에 바로 적어넣는 게 좋습니다.

 

이런 방식으로 회의를 진행하면 회의 참석자들의 의견을 두고 오해가 빚어지는 상황을 막을 수 있습니다. 또 회의를 마칠 때 전체적인 결정사항을 정리하기도 쉽고, 회의가 끝나는 즉시 회의록*을 공유할 수 있어 시간도 아낄 수도 있습니다.

* 관련 글: 회의 노트 템플릿 (출처: Evernote)

 

사실 저는 회의록 작성을 위해 야근한 적도 있는데요. 회의가 끝난 후 집중해서 회의록을 작성하고 싶지만, 근무 시간에는 방해 요소가 많아 집중하기가 어려웠습니다. 모두 퇴근한 시간을 활용할 수밖에 없었죠.

 

회의록 때문에 야근하고 싶지 않다면, 회의를 진행하느라 회의록을 정리할 겨를이 없다면, 회의를 마치고 회의실에 남아 5분에서 10분 정도 남는 자투리 시간을 활용해 회의록을 정리하는 방법도 좋습니다. 회의록만 바로바로 작성해서 공유할 수 있어도 업무 효율이 올라갈 수 있습니다.

 

3. 논의 내용을 중심으로 정리한다

회의록을 쓰기 전에 먼저 생각해봅시다. 왜 회의를 했는지부터 무엇을 얻었는지까지, 머릿속에 떠오르는 주요한 생각들을 뼈대 삼아 항목을 적어봅니다. 필요한 경우 부가적인 정보들도 남깁니다.*

* 관련 글: 회의할 때 기록하는 것들 (slowalk, 2016.7.15)

 

오늘 한 가지 주제에 대한 찬반 토론이 있었다고 예를 들어볼게요. 저는 '누가' 이야기했는지보다 '어떤' 이야기를 했는지에 초점을 맞춰 회의록을 적는 편입니다. 각각의 생각이 중요하다면 구분 지어 적겠지만, 안건이 중심이기 때문에 자연스럽게 논의 내용을 중심으로 회의록을 작성합니다.

[예시] 회의록 작성법

참석자: 김민경, 하지수, 최진철, 박동수

1) 논의 주제: 가나다라
- 찬성 입장: 이유a, 이유b
- 반대 입장: 이유c, 이유d

2) 결론: 찬성으로 입장을 정함
- c라는 사유가 걱정되는 부분이 있지만, f와 같은 형태로 보완이 가능하고 d의 경우 g로 방어할 수 있음
- b에서 언급된 이유에서 기대되는 효과가 크므로 진행하는 쪽이 더 나을 것으로 판단함

사람이 강조되어 표시되는 경우는 to-do, 즉 해야 할 일과 관련된 부분입니다. 회의에서 담당 과업이 정해졌다면 각 참석자가 담당하는 부분을 명확히 표기해줍니다.

 

4. 공유하기 전, 회의록을 점검한다

그렇다면 잘 작성된 회의록인지는 어떻게 판단할 수 있을까요? 아래 관점에서 작성된 회의록을 한 번 점검해보는 건 어떨까요?

  • 훗날 이 회의록을 당시 합의 내용에 대한 근거로 활용할 수 있는가
  • 중간에 프로젝트에 합류한 사람이 작성된 회의록들을 보고 논의 흐름을 따라갈 수 있는가

회의록은 한 번 공유하고 나면 수정된 부분이 있을 때마다 참석자 모두에게 다시 공유해야 하기 때문에 반드시 확인을 거쳐야 합니다. 특별히 어려운 내용이 아닐 경우에는 오탈자 체크와 전체적인 내용만 점검하고 보내도 되지만, 잘 모르는 부분이 있다면 함께 회의에 참석한 사람에게 따로 물어서 확인하거나 회의록 초안을 먼저 공유하여 확인받는 방법도 있습니다.