일잘러가 알려주는 업무 관리법(1): 포스트잇, 에버노트, 이메일

'포스트잇'으로 업무 관리하기

일하는 사람에게 중요한 능력 중 하나는 할 일을 잘 관리하는 것입니다. 쏟아지는 업무 사이에서 계획을 세우고, 제한된 시간 안에 세부적인 과제들을 일사불란하게 처리해야 합니다. 계획을 세웠더라도 갑자기 메신저로 문의가 오기도 하고, 구두로 다른 업무를 요청받기도 하지만요. 그럴수록 혼돈의 카오스 속에서 중심을 잘 잡고 차근차근 일을 해나가는 것이 매우 중요합니다.

일할 때 업무 관리 방법은 디지털, 아날로그, 하이브리드까지 스펙트럼이 넓습니다. 회사나 업무의 특성에 따라 이메일을 주된 업무 도구로 사용하는 경우가 있고, 트렐로(Trello)나 지라(Jira)와 같은 전용 업무 툴을 사용하는 경우도 있습니다. 일의 요소가 복잡한 만큼 업무관리에 최적화된 방법론이나 툴도 매우 다양하고요.

머릿속 막연한 할 일들을
시각적으로 구체화하는 것이
업무 관리의 시작입니다

어떤 도구를 사용하는지에 따라 업무 관리 방법은 달라질 수 있는데요. 저는 포스트잇을 활용하는 아날로그 방식으로 업무를 관리합니다.

제가 포스트잇을 즐겨 활용하는 이유는 사용법이 간단하기 때문입니다. 특별한 준비 없이 포스트잇만 있으면 바로 시작할 수 있습니다. 포스트잇에 업무 내용을 간단하게 적을 수 있고, 서로 연관이 있는 업무나 순서가 정해진 업무는 붙였다 떼며 재배치하기도 쉽습니다.

저는 가로 5cm x 세로 3.8cm 정도의 작은 포스트잇을 노트북이나 책상에 혹은 노트에 붙여서 사용합니다. 간략한 업무 제목만 적기 때문에 큰 포스트잇이 필요하진 않습니다.

포스트잇으로 업무를 관리하는 첫 번째 스텝은 해야 할 일을 모두 포스트잇에 적는 것입니다. 그리고 포스트잇들을 펼쳐둔 채 아래 사항을 점검합니다.

• 어떤 일을 해야 할까
• 그 중 중요한 일은 무엇일까
• 어떤 순서로 업무를 처리해야 할까
• 당장 어떤 업무부터 시작해야 할까

할 일은 많은데 무언가 놓치고 있는 기분이 들거나 수많은 업무 중 어떤 것부터 해야 할지 감이 잡히지 않을 때 이 방법을 쓰면 훨씬 가벼운 마음으로 업무에 임할 수 있습니다.

진행 중이거나 진행 예정인 업무는 포스트잇으로 관리하고, 완료된 과업이 적힌 포스트잇은 에버노트에 아카이빙합니다. 완료된 작업을 눈으로 확인하면 성취감도 느끼고 마음의 짐도 덜 수 있죠. 포스트잇으로 업무를 관리하는 자세한 방법은 세 가지로 나눌 수 있습니다.

1. 하나의 포스트잇에 하나의 업무만 적기

메모 하나가 업무 한 개를 의미합니다. 포스트잇 업무 관리법에서 꼭 기억해야 할 것이 있다면 '하나의 메모에 하나의 업무를 적는다'는 것인데요.

해야 할 일을 포스트잇에 자유롭게 적고, 할 일이 발생할 때마다 새로운 포스트잇에 적습니다. 할 일을 적을 때 그 일은 '최소 단위'여야 합니다. 써 두었던 일이 더 작은 단위로 쪼개져야 하는 경우는 새 포스트잇에 다시 적는 게 좋습니다.

새롭게 생긴 업무를 포스트잇에 적을 때마다 우측 상단에 해당 업무가 발생한 날짜를 적어둡니다. 이렇게 하면 언제 일이 발생했는지 한눈에 알 수 있습니다. 일이 발생한 시점을 알아두면 완료될 때까지 걸린 시간을 파악할 수 있고, 처리하지 않은 상태라면 업무가 발생한 뒤 얼마나 묵혀둔 일인지도 파악할 수 있습니다.

만약 해당 업무에 마감 일자가 있다면, 우측 하단에 마감 일자도 적습니다. 마감 일자를 적어두면 하루 업무 순서를 정할 때 참고할 수 있습니다. 다만 날짜는 부수적인 정보이므로, 날짜 기재 여부나 적는 위치는 개인의 기호에 따라 정해도 좋습니다. 업무의 중요도 혹은 소요 시간 등 날짜보다 더 중요한 정보가 있다면 그 정보를 적는 것도 좋은 방법입니다.

'계약서 법률 검토' 업무를 예로 들어 처리 과정을 가정해보겠습니다. 먼저 수령한 파트너사의 법률 문서를 꼼꼼히 읽어본 뒤 법무팀에 검토를 요청합니다. 법무팀의 피드백에 답변을 제공하고, 법무팀이 보내준 최종안을 컨펌해야 합니다.

이 경우 [계약서 법률 검토]라는 포스트잇은 [계약서 법률 검토 후 법무팀 피드백 요청]로 구체화할 수 있습니다. 확인을 마치고 법무팀에 검토 요청을 보냈다면, 해당 포스트잇은 '완료' 처리합니다.

며칠 후 법무팀에서 피드백이 왔습니다. 제3조 제약사항에 대한 질문, 제6조 2항의 특정 항목에 대한 의견, 전체적인 검토 의견이 도착했다면 새로운 할 일 포스트잇 [법무팀 피드백 답변]이 생깁니다. 법무팀 의견에 답변을 보내고 나면 이 포스트잇 역시 완료로 처리되겠죠.

이 과정을 거쳐 법무팀의 최종 계약서가 도착하면 [계약서 컨펌 발송]이라는 포스트잇이 새롭게 생성되고, 최종 확인 후 법무팀에 답변을 보내고 파트너사에 계약서를 송부합니다. 이를 끝으로 계약서 법률 검토와 관련된 일련의 과정이 종료됩니다.

다른 예로, 오늘 한 개의 회의와 그에 따른 회의록을 작성해야 한다면 [회의+회의록 작성 후 공유]를 하나의 업무로 생성할 수 있습니다. 회의는 마쳤지만 아직 회의록을 작성하지 않았다면 해당 업무는 종료된 것이 아닙니다. 회의록을 작성한 뒤 공유까지 마쳐야 해당 업무를 완료로 처리할 수 있습니다.

2. 업무를 분류하고 우선순위를 정한 뒤, 하나씩 처리하기

생성된 포스트잇을 보면서 카테고리와 우선순위를 고려하여 일의 순서를 재정렬합니다. 오늘 반드시 해야 하는 일이거나 중요한 업무에는 굵은 테두리를 쳐서 강조 표시를 합니다.

이는 무엇을 해야 할지 고민하는 시간을 줄이고, 하루 동안 반드시 해야 할 일을 확인함으로써 시간을 바지런히 보내는 데 도움을 줍니다. 경우에 따라서는 순서대로 업무를 진행할 수 있도록 숫자를 적어 순서를 표시하기도 하고요.

포스트잇은 보통 책상이나 노트에 붙여서 관리하는데, 정말 중요한 업무가 있을 때는 해당 포스트잇을 모니터 위에 붙입니다.

모니터 위에 붙은 포스트잇 때문에 화면 일부가 잘 보이지 않으니, 컴퓨터 사용에 약간의 불편함을 겪을 수밖에 없는데요. 그런데도 모니터 위에 붙여두는 이유는 그 포스트잇을 떼기 위해 업무에 집중할 수 있기 때문입니다. 혹시라도 딴짓을 하다가 모니터에 붙은 포스트잇을 보고 '아뿔싸! 내가 지금 딴짓할 때가 아니지'라는 생각이 드니까요.

3. 완료는 사선, 취소는 엑스선, 중요 업무에는 강조 표시하기

해당 업무를 완료하면 우측 상단에서 좌측 하단으로 사선을 그어 일이 완료되었음을 표시합니다. 저에게는 이 부분이 킬링 포인트인데요. 굵은 사인펜으로 사선을 그을 때 아무리 사소한 업무라도 해냈다는 성취감과 희열을 느끼기 때문입니다.

체크 박스에 체크를 하거나 스티커를 붙이며 더 큰 기쁨을 누리신다면 그 방법도 좋습니다. 자신에게 맞는 업무 완료 표시법을 만들어보세요.

만약 해당 업무가 취소되었거나 무한정 보류된 경우에는 양쪽으로 사선을 그어 X표시를 하여, 하지 않아도 되는 일임을 표시합니다. 하지 않아도 되는 업무를 그냥 버리지 않고 표시해두면 훗날 업무 히스토리를 파악할 때 도움이 됩니다. 예를 들어 "그 일은 2018년 4월에 발제 되었다가 5월에 홀드 되었어요"라고 말할 수 있죠.

종종 포스트잇에 적을 시간도 없이 즉시 처리해야 하는 업무가 생기는데요. 이때도 저는 업무 처리 후, 포스트잇에 업무를 적고 바로 사선을 긋습니다. 사선을 그을 때의 기분을 좋아한다는 이유도 있지만, 훗날 제가 했던 일을 반추할 수 있도록 기록을 남기려는 이유도 있습니다. 물론 업무를 적어두지 않았다고 해서 강박을 느끼는 건 좋지 않습니다.

이렇게 기록해두면 하루 혹은 일주일 동안 처리한 일을 시각적으로 확인할 수 있습니다. 종일 바쁘게 보냈지만 아무것도 하지 않은 기분이 들 때와는 전혀 다르겠죠.

[정리의 고수가 알려주는 TIP] 포스트잇 활용법 더 보기

1. 노트북 귀퉁이에 포스트잇 3~4장을 붙이고 다니면서 해야 할 일이 생길 때마다 새로운 할 일 메모를 만들면 편합니다.
2. 책상에 공간적 여유가 있다면 포스트잇을 책상 한쪽에 줄 맞춰 붙여놓고 관리합니다. 이동이 잦다면 개인 노트 위에 붙여 사용하는 방법도 있습니다.
3. 포스트잇을 색깔별로 활용하여 분류를 다르게 하거나 중요도를 표시하는 용도로 사용할 수 있습니다.

'에버노트'로 업무 아카이빙하기

완료되거나 취소된 업무의 포스트잇은 사진을 찍어 저장합니다. 업무량에 따라 짧게는 하루에 한 번, 길게는 일주일에 한 번씩 사진을 찍어 저장하는데요. 휴대폰 카메라로 찍어서 보관하거나 스캔 앱을 활용해 저장하는 방법도 있습니다. 저는 스캐너블(Scannable)이라는 앱을 통해 에버노트에 저장합니다.

* 스캐너블은 에버노트가 만든 iOS용 문서 스캐너 앱입니다. ⓒEvernote

일반 사진 앱이 아닌 스캔 앱을 사용하는 이유는 두 가지입니다. 하나는 카메라가 자동으로 문서 가장자리를 인식하고 촬영하여, 마치 스캔한 듯한 후처리를 지원하기 때문인데요. 이 상태로 저장해두면 시각적 대비가 도드라져서 가독성이 높아집니다.

다른 하나는 업무 자료를 저장하고 관리하는 도구로 이미 에버노트를 사용하기 때문입니다. 스캐너블을 사용하면 바로 지정해 둔 에버노트의 노트북에 해당 파일을 저장할 수 있습니다.

직장인들은 어떤 일을 했는지가
곧 경력이고 경쟁력입니다

정확히 어떤 일을 했는지 기록하고 관리하는 것이 중요합니다. 바쁜 일과에 지쳐 기록하지 않고 지나가면, 1년 전에 어떤 일을 했는지 어렴풋이 기억날 뿐 구체적으로 확인할 수 없습니다. 처리했던 업무를 저장해두면, 이력서를 업데이트하거나 연말 평가에서 실적과 성과를 적어야 할 때 지난 업무를 꼼꼼하게 돌아볼 수 있습니다.

저장 공간이나 기록 방법은 자신이 편한 방법을 선택하는 게 좋습니다. 저는 매주 하나씩 에버노트에 노트를 만들어 저장하는데요. 매주 월요일, 하나의 노트를 만들고 노트 제목을 다음과 같이 적습니다.

Week 43 | 2017년 4월 24일 - 29일

맨 앞의 숫자는 회사에서 업무를 시작한 이래로 몇 번째 주인지를 나타냅니다. 뒤에는 해당 주의 월요일부터 금요일까지의 날짜이고요. '입사 43주차에 작업한 내용이 담긴 노트'라는 뜻입니다. 그리고 이 노트에 'daily report'라는 태그를 달아두는데요. 에버노트에서 daily report로 태그한 노트만 추리면 회사에서 했던 일들을 한 번에 쭉 훑어볼 수 있습니다.

아날로그 방식으로 비유하자면, 동일한 주제의 서류를 같은 폴더에 담아두는 것입니다. 업무 일지를 모아둔 폴더에서 업무 기록을 볼 수 있는 것처럼 daily report 태그를 달아둔 노트만 검색하면 쉽고 빠르게 업무 기록을 찾을 수 있습니다.

* 에버노트에서 노트를 만들고(Cmd+N) 상단의 태그 탭을 클릭(Cmd+')하고 태그를 입력합니다. ⓒ홍동희

태그의 좋은 점은 하나의 노트에 여러 개의 태그를 달 수 있다는 것*입니다. 디렉터리형 폴더 A에 1번, 2번, 3번 폴더가 있다고 예를 들어볼게요. A 폴더 하위에 있는 모든 파일을 보고 싶다면 1번, 2번, 3번 폴더를 각각 방문해야 하죠. 반면 태그는 A라는 태그와 1번이라는 태그를 동시에 달 수 있어, 한 번에 더 많은 자료를 찾을 수 있습니다.

* 관련 글: 에버노트에서 태그를 사용하는 방법 (Evernote, 2018.7.12)

다른 유용한 점으로는 에버노트에서 태그를 조건문으로 활용할 수 있다는 것을 들 수 있습니다. 예를 들어 블로그에 올리고 싶은 글감에 'blog'라는 태그를 달고, 해당 주제로 글을 써서 발행하면 'done'이라는 태그를 추가한다고 가정하겠습니다.

블로그 글감과 관련된 모든 노트를 찾고 싶다면 blog 태그로 검색하고(tag:blog), 블로그에 등록된 글만 찾고 싶다면 blog와 done 태그가 동시에 붙어있는 노트를 검색하면 됩니다(tag: blog tag:done). 블로그에 등록하려고 글감을 메모해 두었지만, 아직 글을 쓰지 않은 노트를 검색하고 싶다면 blog라는 태그가 있으면서, done이라는 태그가 달리지 않은 노트들만 검색하여 추립니다(tag: blog -tag:done).*

* 관련 글: Evernote의 고급 검색 구문 사용 방법 (출처: Evernote)

* 태그 검색창(Cmd+Shift+J)에서 원하는 태그를 입력하면 특정 태그만 필터링해서 볼 수 있습니다. ⓒ홍동희

daily report 외에 제가 유용하게 사용하는 몇 가지 태그가 있습니다. 먼저 'chinese', 'japanese'처럼 특정 언어와 관련된 태그입니다. 이것을 해당 언어의 시험 일정이나 학습 자료, 단어들을 관리하는 용도로 사용하고 있습니다. 또한, 앞서 설명한 blog 태그와 개인적으로 보기 위한 diary 태그도 있습니다.

[정리의 고수가 알려주는 TIP] 자주 쓰는 태그 몇 가지만 잘 활용하자!

수십 개의 태그를 관리하던 때도 있었지만, 노트를 작성할 때마다 태그 입력에 신경 쓰고 혹시 놓친 태그가 있는지 확인하느라 많은 시간과 에너지를 써야 했습니다. 분류에 초점을 맞추다 보니 검색할 때 사용하지 않는 태그도 많다는 점을 알게 되었고요. 많은 태그를 쓰는 것보다 자주 쓰는 태그 몇 가지를 잘 활용하는 것이 더 중요합니다.

저는 취미로 중국어 공부를 하고 있는데요. 중국어 공부에 활용할만한 교재들이 참 많은데, 꼭 서점에 가서 여러 교재를 둘러보고 마음에 드는 책을 고릅니다. 다른 사람의 추천도 중요하지만, 자신에게 맞는 교재를 고르는 게 중요하니까요. 제가 학습 교재를 고를 때 중요하게 생각하는 부분은 색깔과 폰트입니다.

외국어를 배울 때는 모르는 단어와 문법이 가득 찬 페이지를 보고 또 봐야 합니다. 반복되는 단조로운 학습 속에서 저는 색깔이 주는 힘과 여백의 미가 없으면 공부에 집중하기가 힘들었습니다. 사람들이 많이 쓰는 교재와 내용과 구성이 알차 보이는 교재도 써봤지만 제게는 맞지 않았습니다. 그 후로는 다양한 색을 사용하며, 글자가 크고 간격이 여유 있는 레이아웃이 구현된 교재를 고릅니다.

무언가를 시도하거나 관리할 때,
여러분이 중요하게 생각하는
요소는 무엇인가요?

사람마다 성격도, 기호도, 하는 일도 다르기 때문에 각자 자기에게 잘 맞는 도구를 찾아 활용해야 합니다.

업무 관리용 애플리케이션은 정말 다양합니다. 해야 할 일을 리스트화하고 관리하는 데 최적화된 투두이스트(todoist), 분더리스트(Wunderlist)와 같은 앱이 있는가 하면, 여럿이 함께 업무를 관리하기에 좋은 아사나(Asana), 트렐로(Trello)와 같은 도구도 있습니다.

트리 구조*가 편한 사람에게는 워크플로위(workflowy)라는 도구가 잘 맞을 수도 있고, OS가 기본으로 제공하는 노트 앱이나 노션(Notion), 구글 킵(Google Keep)과 같은 서비스가 편할 수도 있습니다.

* 뿌리와 가지가 있는 나무처럼 계층적인 구조를 나타낸 것. 정보를 지정하는 노드(node, 트리를 구성하는 기본 원소)들이 가장 위쪽에 있는 뿌리 노드를 정점으로 나뭇가지처럼 갈라져 있는 구조

현재 주로 사용하는 도구가 없다면 다양한 도구를 하루, 이틀 정도씩 사용해보세요. 주로 사용하는 도구가 있지만 만족스럽지 않은 경우에도 항상 가능성을 열어두고 다른 도구들을 탐색해보시길 권합니다. 다양한 도구를 사용하다 보면 익숙해지기 어려운 것도 있고, 쓰는 것만으로도 기분이 좋아지는 도구도 만날 수 있으니까요.

'이메일'이 곧 To-do list

회사나 업무별로 사용하는 커뮤니케이션 도구는 다른데, 그중 빼놓을 수 없는 것이 바로 이메일입니다. 회사와 외부 간 공식적인 커뮤니케이션은 아직 이메일이 가장 일반적인 수단이기 때문이죠. 그렇기에 이메일 관리는 할 일을 정리하는 데 중요한 역할을 담당합니다.

이메일의 받은 편지함은 우편함에 비유할 수 있습니다. 만약 회사를 차리고 나서부터 들어온 모든 우편물이 우편함에 들어 있다면 어떻게 될까요? 정해진 기간 내에 세금을 납부해야 하는지, 서류에 서명해서 다시 보내야 하는지 알 수 있을까요?

받은 편지함을 단출하게
유지해야 하는 이유입니다

저는 받은 편지함에 답장해야 할 이메일만 남겨 두고 모두 보관 처리합니다. 어떤 이메일은 읽지 않고 바로 보관 처리를 하기도 하고요. 업무 이메일의 경우 받은 편지함에 보통 10개 안팎의 이메일만 남도록 하는데, 이는 받은 편지함을 잘 관리해야 해야 할 일을 놓치지 않고 제때 일을 처리할 수 있기 때문입니다. 메일을 잘 활용하기 위해 기억해야 할 사항을 세 가지로 정리하면 다음과 같습니다.

1. 받은 편지함이 곧 해야 할 일의 목록

지금 여러분의 업무 메일함은 어떤가요? 받은 편지함에 1000개의 이메일이 들어 있나요? 읽은 메일과 읽지 않은 메일이 섞여 있나요? 스팸 메일과 업무 메일이 뒤엉켜 있나요?

새로운 메일이 도착했다고 가정해보겠습니다. 지금 처리할 수 있는 일이라면 바로 답장을 보내고 보관 처리합니다. 보관 처리는 대부분의 이메일 애플리케이션이 지원하는 기능입니다. 마치 우편함에 들어온 이메일을 저장소, 캐비닛으로 옮기는 작업과 비슷합니다.

* 이메일 보관 처리는 간단하지만 중요한 정리 방법입니다. ⓒ홍동희

앞으로 해야 할 일이지만 바로 처리할 수 없다면 일단 받은 편지함에 담아둡니다. 그 일을 처리했거나 답장을 보낸 뒤 보관 처리를 하죠. 직접 처리할 사항은 아니지만 참조가 되어 있다면 해당 내용을 모두 소화한 후 보관 처리하고, 시간을 들여 꼼꼼히 확인해야 한다면 받은 편지함에 담아두었다가 내용을 숙지한 뒤 보관 처리합니다.

이제 받은 편지함에 담긴 이메일은 아직 확인하지 않았거나, 확인했지만 조금 더 살펴봐야 할 이메일뿐입니다.

2. '다시 알림 기능' 사용해서 업무 리마인드하기

한 걸음 더 나아가 볼까요? 받은 편지함에 누적된 이메일 중 당장 어떤 행동을 취할 수 있는 건 아니지만, 며칠 뒤 사실을 확인하고 답장을 보내야 하거나 답장이 오지 않았을 때 다시 리마인드 메일을 보내야 하는 경우가 있습니다. 당장 처리할 수 없는 업무지만, 받은 편지함에 두고 확인할 필요가 있는 경우인데요. 이때 이메일 다시 알림 기능을 사용합니다.

이메일 다시 알림은 Gmail 웹(좌)과 모바일(우, iOS)에서 모두 설정 가능합니다. ⓒ홍동희

Gmail 웹 버전은 '시계' 표시를 눌러 다시 알림 날짜와 시간을 설정할 수 있습니다. 모바일에서는 '더 보기' 버튼을 눌러 다시 알림을 선택하고 받을 시간을 정할 수 있고요. 이렇게 하면 정해진 일자와 시간에 해당 이메일이 다시 받은 편지함으로 들어옵니다. 받은 편지함이 곧 해야 할 일의 목록이 되는 거죠.

당장 어찌할 수 없는 이메일들이 받은 편지함에 쌓여간다면, 다시 알림 기능으로 업무를 정리하고 관리해보는 건 어떨까요?

3. '필터'와 '라벨' 활용해서 메일함 정리하기

새로 메일이 오면 신경이 쓰이기 마련입니다. 메일을 확인하는 행위 자체가 판단과 액션이 필요하기 때문이죠. 그래서 불필요한 이메일은 받은 편지함을 건너뛰고 바로 보관함으로 가도록 설정하는 게 좋습니다.

최신 동향 파악을 위해 타사 서비스의 뉴스레터를 구독한다고 가정해봅시다. 구독하지 않으면 받을 방법이 없지만, 그렇다고 업무 메일 만큼 중요하거나 긴급한 내용은 아닙니다. 이때는 굳이 이메일 알람을 받을 필요가 없기 때문에 필터를 걸어 해당 이메일 주소에서 발송되는 이메일은 바로 보관함으로 보내지도록 설정합니다. 해당 뉴스레터를 참고하거나 찾아볼 때는 보관함에서 확인할 수 있습니다.
[정리의 고수가 알려주는 TIP] 특정 조건의 이메일은 보관함으로 보내자!

1. Gmail 웹 버전 기준으로 우측 상단의 톱니바퀴 버튼을 눌러, [설정] 클릭
2. 상단 메뉴 중 [필터 및 차단된 주소] 클릭
3. [새 필터 만들기] 클릭
4. 보낸 사람 항목에 필터링하고자 하는 이메일 주소 입력 후 [필터 만들기] 클릭
5. [받은 편지함 건너뛰기(보관)]에 체크한 뒤 [필터 만들기] 클릭

[정리의 고수가 알려주는 TIP] 이메일 라벨 만들기

1. Gmail 웹 버전 기준으로 우측 상단의 톱니바퀴 버튼을 눌러, [설정] 클릭
2. 상단 메뉴 중 [라벨] 클릭 3. 페이지 하단에 [새 라벨 만들기] 버튼 클릭
4. 라벨 이름 입력 후 [만들기] 클릭, 새로운 라벨 생성
5. 라벨 설정의 경우 필터 만들기의 방법을 그대로 따라 조건을 설정한 뒤 [다음 라벨 적용] 선택 메뉴에서 라벨을 선택