우웁스, 이메일을 잘못 보냈다면?

답장으로 의사 표현하기

Editor's Comment

이메일을 쓰다가 혼나고 실수한 경험이 있나요? 꼭 받아야 할 사람을 수신인에서 빠뜨리거나 엉뚱한 사람에게 이메일을 보낸 적, 때로는 쓰던 중 이메일이 발송돼버린 경험들도 한 번쯤은 있을 텐데요. '비즈니스 이메일 101 - 일잘러를 위한 이메일 가이드'의 네 번째 미리보기에서는 사소하지만, 큰 차이를 만드는 디테일한 팁들 중 일부를 발췌했습니다.

전문이 실린 리포트는 12월 28일(목) 오후 5시까지 예약 구매하실 수 있습니다. [바로 가기]
* 상단 이미지 ©William Stitt/Unsplash

(중략) 앞서 '상대의 행동을 유도하는 이메일'을 통해 이메일은 '내가' 상대방에게 '원하는 것'이 있기 때문에 보내는 것이란 걸 알았다. 그렇다면 이메일을 받은 사람은 상대방의 요청에 대응하기만 하면 되는 것일까? 상대방의 요청을 수용하기 어렵거나, 더 좋은 방안이 생각났을 경우라면 답장을 보내서 적극적으로 의사를 표현할 수 있다.

이메일을 받았고, 답장을 보내야 한다면 이렇게 해 보자. 핵심은 '어떻게 거절할까'가 아니라 '어떻게 일을 되게 만들까'를 고민하는 것이다.

• 상대방의 요청사항을 한번 더 적어서 확인한다.
• 요청사항을 수용하기 어려울 경우에는 대안을 제시한다.

대안 제시의 예시 ⓒ조성도

답장을 보낼 때는 '전체 답장(Reply to All)'을 해야 한다는 것도 기억해 두자. 이메일을 나 혼자 받은 것이 아니라, 받는 사람이나 참조에 다른 사람이 추가되어 있다면 답장을 할 때 '답장'과 함께 '전체 답장' 버튼도 보일 것이다.

보낸 사람이 받는 사람을
복수로 입력했거나
참조를 추가한 것에는
이유가 있다보낸 사람이 처음에 의도한 대로 이메일 스레드를 유지하려면 받는 사람과 참조로 이메일을 받아본 사람들이 답장을 보낼 때마다 전체 답장을 해야 한다.

보내는사람: pengdo@slowalk.kr
받는사람: a@slowalk.kr, b@slowalk.kr
참조: c@slowalk.kr

제목: [OO프로젝트] 계약서 변경사항 검토 요청

이 이메일을 받은 a가 그냥 '답장'을 누르면,보내는사람: a@slowalk.kr
받는사람: pengdo@slowalk.kr

제목: Re: [OO프로젝트] 계약서 변경사항 검토 요청 받는 사람의 b와 참조의 c는 답장을 받지 못하게 된다. 만약 '전체 답장'을 누른다면, 보내는사람: a@slowalk.kr
받는사람: pengdo@slowalk.kr
참조: b@slowalk.kr, c@slowalk.kr

제목: Re: [OO프로젝트] 계약서 변경사항 검토 요청 전체 답장의 본기능대로 이렇게 원래 이메일에서 받는 사람과 참조에 속했던 사람 모두가 참조에 추가되어 함께 이메일을 함께 받을 수 있다.

전달에도 기술이 필요하다

전달(forwarding)은 내가 받은 이메일을 수신자에 속하지 않은 다른 사람에게 보여줄 때 사용한다. 단순히 전달하는 방법도 있지만, 전달 역시 이메일을 발송하는 것이기 때문에 상대방의 시간을 아끼는 방법을 사용해 보자. 예를 들어 '<비즈니스 이메일 101> 프로젝트 관련'이라는 제목의 이메일 스레드 중 어느 한 이메일을 다른 사람에게 전달한다고 가정해 보자.

전달 이메일 본문 예시 &#9426;조성도

• Fwd: <비즈니스 이메일 101> 프로젝트 관련

• [비즈니스 이메일 101] 목차 피드백 요청

이 이메일 스레드에는 프로젝트와 관련된 다양한 내용을 논의하기 때문에 '프로젝트 관련'이라고 포괄적으로 제목을 붙였다. 그렇지만 내가 전달하려는 특정 이메일은 하나의 주제만을 담고 있다. 그럴 때는 '[비즈니스 이메일 101] 목차 피드백 요청'처럼 그 주제에 맞춰서 제목을 수정하여 전달하는 것이 상대방을 배려하는 방법이다.

제목을 수정하는 법: '받는 사람' 왼쪽의 화살표를 누르면 된다. &#9426;조성도

답장하거나 전달할 때의 주의사항

답장할 때 이전에 없었던 받는 사람을 추가하거나, 참조에 새로운 주소를 추가하는 일이 있을 수 있다. 이럴 땐, 보내기 전에 과거 대화 내역 중 새로운 사람이 읽으면 안 되는 내용이 있는지 확인하는 습관을 기르자. 몇 번 이메일을 주고받은 스레드를 전달할 때도 마찬가지이다. 특히 조직 내부에서 주고받던 이메일을 조직 외부에 전달할 땐 조심해야 한다. 답장이나 전달을 잘못했다가 괜한 오해를 살 수 있다.

아차! 이메일을 잘못 보냈다면? 실수를 만회하는 법

프로 이메일러도 나무에서 떨어질 때가 있다. 아래 이미지를 보자.

친구에게 받은 이메일 &#9426;조성도

내가 친구에게 받았던 이메일이다. 나와 이름이 유사한 사람에게 보낼 이메일이었는데, 받는 사람을 적다가 실수한 모양이다. 자동완성 기능을 사용하다 보면 간혹 이런 실수를 할 때가 있다. 그럴 때는 크게 걱정하지 말고, '즉시' 이메일을 보내서 잘못을 시인하고, 이메일 삭제를 요청하자.

친구가 삭제를 요청했는데 나는 그것을 깜박하고 간직하고 있었고, 다행히도 친구가 사례로 삽입하는 것도 허락해 주었다. 내가 여태 첨부파일은 한 번도 열어보지 않았다는 점을 믿어주며 선처해 주었다. (누군가 실수로 나에게 보낸 이메일은 꼭 삭제하도록 하자.)

본문을 아직 다 작성하지 않았는데, 실수로 발송 버튼을 눌러버리는 경우도 있다. 이럴 때도 당황하지 말고 못다 한 내용을 채워서 '전체 답장'을 보내자. 본문 완성이 늦어질 것 같으면, '쓰던 중에 실수로 이메일이 발송되었다. 곧 제대로 다시 보내겠다'라고 짧은 메시지를 먼저 보내는 것이 좋다. 엉뚱한 파일을 첨부했을 때도 즉시 이메일을 보내서 잘못을 알리고, 제대로 된 파일을 보내자. 실수를 만회하는 법의 핵심은 '즉시' 행동하는 것이다.

'비즈니스 이메일 101', 남은 이야기들

그동안 '비즈니스 이메일 101' 미리보기 글을 통해, 이 리포트를 읽어야 하는 이유와 기본적인 내용들을 중심으로 소개했다. 유료 리포트에는 이메일 계정 만들기부터 이메일 글쓰기 사례, 직무별 팁까지 본인의 이메일을 체크하고 이메일 스킬을 업그레이드할 수 있는 내용을 담을 예정이다.

비즈니스 이메일을 더 효율적으로, 잘 쓰고 싶은 사람들에게 이 리포트가 도움이 되길 바란다.

'비즈니스 이메일 101' 목차

1. 프롤로그: 정말 중요하지만 아무도 제대로 가르쳐주지 않았던 것
- 이 콘텐츠를 쓰는 이유
- 이메일 커뮤니케이션, 이래서 좋다

2. 늦었다고 생각할 때가 가장 빠른 때, 이메일 계정 세팅하기
- 이메일 계정, 다시 만들기에 아직 늦지 않았다
- 이메일에 늘 따라붙는 나만의 서명 디자인하기

3. 상대방의 행동을 유도하는 이메일 보내기
- 처음엔 헷갈리지만 어렵지 않다. to, cc, bcc 정확히 알기
- 행동유도의 첫 번째 단계: 제목 작성하기
- 상대방의 시간을 아끼는 본문 작성하기
- 첨부파일도 이메일의 일부라는 사실을 잊지 말자

4. 이메일 스킬 업그레이드
- 언제 보내는 게 가장 좋을까? (예약하기)
- 답장(reply)으로 주도권 찾기
- 전달(forward)에도 기술이 필요하다
- 스마트한 받은편지함 만들기
- 아차! 이메일을 잘못 보냈다면? 실수를 만회하는 법

5. 이메일 자유자재로 갖고 놀기
- 되돌아오는 이메일의 이유
- 이메일 스트레스는 Inbox Zero로 해결
- 이메일 앱 춘추전국시대, 나에게 맞는 앱 선택하기

6. 이메일은 하나로 통한다. 마케팅 이메일에서 배우기
- 모바일로 먼저 읽고, PC에서 찬찬히 다시 읽는다
- 누구나 누르기 쉽게, CTA 버튼 삽입하기
- 오픈과 클릭 추적하고 반응 예측하기
- 메일머지가 뭐지?

7. 사용법은 잘 알겠는데, 커뮤니케이션이 어렵다면?
- 사례로 보는 이메일 글쓰기
- 이메일이 전부가 아니다. 조화로운 커뮤니케이션 비법

8. 팁: 이럴 땐 이렇게
- 스타트업 CEO
- CS담당자
- HR담당자

9. 에필로그

*일부 목차는 수정/변경될 수 있음.ㅡ

[비즈니스 이메일 101 - 일잘러를 위한 이메일 가이드]

당연한 이메일 규칙과 예절들을 모두 실천하고 있는 사람은 많지 않을 것입니다. 그러나 이 사소한 차이가 우리를 '일잘러'와 그렇지 못한 사람으로 구분시키지요. 이 리포트는 그런 점에서 정말 훌륭한 이메일 지침서가 될 것입니다. 2017년 12월 28일 오후 5시까지만 예약 구매하실 수 있습니다.