제안서 작성 전에 필요한 모든 것 : 제안요청서 분석부터 자료조사까지

복사, 붙여넣기로 제안서를 쓰고 있다면

새로운 제안이 떴다. 부장님이 1차로 초안을 준비해 오라고 한다. 연이은 제안서 작업에 지친 김개미는 이렇게 생각한다.

• 어? 여기 제안요청서(이하 RFP)가 지난번이랑 거의 비슷하네. 더 볼 거 없이 목차만 맞춰서 쓰면 되겠다~
• 근데 우리 회사는 취업 서비스를 파는 회사니까, 어차피 지금 인력과 구성이 달라질 수가 없다. 지난 제안서에서 대충 이름만 좀 바꿔서 갖고 가야겠다.
• 이제 자료 조사를 좀 해볼까. 네이버에 똑같은 검색어로 아침에도 쳐보고, 점심에도 쳐본다. 구글에도 쳐본다. 비슷한 자료가 많네. 이건 아까 봤던 페이지. 아까 그게 괜찮았는데 어디에서 봤더라? 이렇게 저렇게 타고 들어가 볼까? 좀만 더 찾으면 번뜩이는 아이디어가 나올 거 같은데...

길고 긴 자료 조사 끝에 겨우 채운 자료를 보고했지만, 부장님께 탈탈 털렸다. 뭐가 문제였을까? 김개미는 총 세 가지를 놓쳤다.

• 첫째, 제안요청서를 분석하지 않았다.
• 둘째, 이전 제안서를 그대로 갖다 썼다.
• 셋째, 자료조사에 시간을 과도하게 많이 쏟았다.

이렇게만 보면 김개미가 일을 정말 못 하는 사람 같지만, 사실 제안 업무에 치이다 보면, 누구나 '하던 대로' 하기 쉽다. 하지만 하늘 아래 같은 제안은 없다. 같은 주제여도 배경이 다르고 써야 할 말이 다르기 때문에 무작정 하던 대로 쓰지 말고 분석하에 전략적으로 써야 한다.

13년 간 제안서를 써오면서 제안서의 성공 여부를 결정하는 건 결국 전략이라는 사실을 배웠다. 그리고 이 전략은 제안서 작성 전, 꼼꼼히 효율적으로 사전 작업을 해야만 세울 수 있다. 김개미가 놓친 세 가지를 어떻게 챙겨야 하는지 살펴보자.

1단계: 제안요청서(RFP) 분석하는 법

제안요청서에는 상대가 원하는 것이 그대로 담겨져 있기도 하고, 담을 수 없는 것도 있다. 최대한 RFP를 분석해서 원하는 것이 무엇인지 찾아내고, 상대가 RFP엔 차마 담을 수 없던 이야기도 찾아 내야 한다. 

1) RFP에서 바로 알아낼 수 있는 것

RFP는 이번 제안에서 요구하는 모든 것이 들어있는 내비게이션이다. 모르는 곳은 내비게이션을 찍어 가는 길을 확인해야 무사히 도착할 수 있듯, 마찬가지로 제안에 필요한 지침을 미리 확인해야 올바른 방향으로 제안서를 준비할 수 있다. 보통 사업목적, 과업내용, 목차, 배점표, 필요 서류 등 제안서 작성에 필요한 항목이 모두 들어가 있다. 이제 RFP 예시와 함께 각 항목별로 집중해야 하는 것을 살펴보자.

1. 사업 목적

• 이 사업을 왜 시작하게 됐는지 배경에 대해 나와 있다.
• 사업의 기대효과로 이어지는 항목으로, 이 제안으로 얻게 될 이득, 효용에 대해 구체적으로 설명하기 위한 화살표가 된다.

2. 과업내용

• 필요성을 반영, 목적을 달성하기 위한 실제 수행 방안이다.
• 제안서에서는 우리만의 차별점, 기대효과를 이끌어 내기 위한 것으로 방안을 수립하되, 누가 읽어도 '이건 이렇게 흘러가겠다' 짐작할 수 있도록, 그리고 그럴 만한 역량이 있다고 느껴지게 작성해야 한다.

3. 목차

• 제안서의 목차는 작성자가 아니라 평가자를 위한 것으로 마음대로 순서나 항목을 바꾸지 않고 엄격하게 지켜야 한다.
• 목차는 모두 다 채워야 할 내용이다. 정말로 쓸 내용이 없더라도 관련성이 조금이라도 있으면 찾아서 채워 넣는다.
• 꼭 넣고 싶은 부분이 있는데 목차에 해당하지 않는다면, 가급적 연관 목차에 넣고 그것도 아니라면 해당 챕터의 마지막에 추가하는 것 정도는 괜찮다. 하지만 킬링 포인트가 아니라면 가급적 조금이라도 관련 있는 챕터에 해당 내용을 넣는 게 좋다.

4. 배점표