정리의 시작, 일과 삶을 분리하는 가장 쉬운 방법

내일의 생산성을 높이는 오늘의 휴식

Editor's Comment

출퇴근에 맞게 회사 스위치를 켜고 끌 수 있다면 얼마나 좋을까요? 회사와 개인을, 일과 일상을 분리하는 삶은 어떻게 이룰 수 있을까요? 홍동희 저자는 정리를 일과 삶을 분리하는 가장 쉬운 방법이자, 워라밸을 지켜주는 스위치로 소개합니다. 

'일잘러의 정리법 - 업무효율 극대화의 기술' 첫 번째 미리보기에서는 정리의 시작, 개인 콘텐츠와 업무용 자료를 구분하는 계정 관리법에 대해 이야기합니다.

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일과 삶을 분리하게 된 이유는 멀티태스킹의 어려움 때문이었습니다. 인간의 뇌는 한 번에 하나에만 집중할 수 있도록 만들어졌지만, 우리는 회사에서 여러 가지 업무를 동시에 처리해야 합니다. 무언가에 집중하려고 하면 메신저가 울리고, 답장을 적는 사이 누군가 찾아와 질문합니다. 답변을 마치고 돌아서면 이메일 도착 알람이 뜨죠. 여러 가지 일을 처리하는 상황에서 주의력은 쉽게 분산될 수밖에 없습니다.

업무 때문에 연 브라우저에서 인터넷 쇼핑 사이트나 웹툰 즐겨찾기가 보인다면 어떨까요? 집에 돌아와 일기를 쓰려고 켠 에버노트에서 오늘 적지 못한 회의록을 본다면 마음이 쓰이지 않을까요?

저는 삶의 복잡도를 줄이기 위해 의도적으로 회사와 개인을, 일과 일상을 분리하는 방법을 택했습니다. 회사에 출근하면 회사 스위치를 켜고, 집에 돌아오면 회사 스위치를 끄는 환경을 만들기 위해 노력하고 있습니다. 보지 않고도 떠오르는 생각은 막을 수 없지만, 보지 않으면 떠오르지 않을 생각까지 끌어안을 필요는 없으니까요.

워라밸을 지켜주는 계정 관리법

개인 콘텐츠와 업무용 자료를
철저히 분리해서 관리합니다

크롬 브라우저는 우측 상단의 [사용자 관리] 메뉴를 통해 사용자를 추가할 수 있습니다. 저는 개인ID@gmail.com와 회사ID@회사.com 각 두 개의 계정을 별도로 관리합니다. 브라우저 계정을 별도로 관리하는 이유는 즐겨찾기 및 검색 기록을 분리하기 위함입니다.

브라우저를 분리하여 관리하는 것이 정리의 첫 번째 방법입니다. ⓒ홍동희

(계정 분리와 더불어 생산성을 높여주는 이메일 관리법은 최종 콘텐츠에서 공개합니다.)

에버노트 역시 마찬가지로 두 개의 별도 계정을 사용합니다. 집에서는 개인 이메일로, 회사에서 사용하는 에버노트는 다른 이메일 계정으로 로그인합니다. 계정별로 관리해야 할 자료의 양이 절반으로 줄기 때문에 관리가 쉽고, 마치 두 개의 방을 별개로 사용하는 것처럼 편리하죠. 계정별로 브라우저를 분리하면 집에서는 온전한 휴식을 취하는 데 도움이 되고, 회사에서는 업무에 집중하기 쉽습니다.

부차적인 효과도 있습니다. 회사에서 본인 노트북을 큰 모니터나 프로젝터에 연결해서 사용하는 경우, 에버노트의 개인적인 노트들이 노출되는 일을 막을 수 있습니다. 또 사적인 내용이 담긴 노트가 회사 컴퓨터에 다운로드 되는 일도 방지할 수 있습니다. 만약 회사에서 개인 노트에 접근해야 한다면 휴대폰(모바일)을 사용하거나, 웹 버전으로 접근하여 활용할 수 있습니다. 집에 돌아와서도 업무 자료는 웹 버전 로그인을 통해 회사 에버노트에 접근하여 검색할 수 있습니다.

취직 혹은 이직을 통해 새로 회사에 입사하신 분이라면 에버노트 계정 역시 새롭게 생성하기를 추천해 드립니다. 꾸준히 개인적인 용도로 생성하며 사용하는 개인용 계정과 달리, 회사 계정은 새롭게 입사할 때마다 하나씩 새로 만듭니다. 이렇게 하면 이전 회사의 자료를 불필요하게 다운로드 받지 않아도 되고, 섞이는 자료 없이 새롭게 데이터를 축적함으로써 에버노트를 쾌적하게 사용할 수 있습니다.

에버노트의 숨겨진 공간

앞에서 언급했듯이 에버노트도 크롬 브라우저처럼 계정을 스위칭하며 사용할 수 있습니다. 프로필 이미지를 클릭하여 [다른 계정 추가…]로 계정을 추가하고, 아래 이미지처럼 여러 계정을 사용할 수 있습니다. 하지만 회사 컴퓨터에 개인 노트를 저장하는 것은 추천하지 않습니다.

에버노트도 브라우저처럼 계정을 바꿔가며 사용할 수 있지만, 노트 관리에 주의해야 합니다. ⓒ홍동희

또한 사내망에 접속하여 사내 컴퓨터를 사용할 때, 접속하는 사이트의 URL, 다운로드 받거나 열람한 파일, 키보드로 입력하는 모든 것이 회사에 기록된다고 가정해야 합니다. 제가 보는 화면이 회사의 누군가에게 실시간으로 스트리밍 된다고 생각하면 조금 극단적일까요? 하지만 회사 컴퓨터는 어디까지나 회사의 자산이고 언제, 어떤 이유에서든 회사가 접근할 권한을 가진다고 생각하기 때문에, 개인적인 데이터는 다운로드 받지 않는 쪽을 선호합니다.

집과 직장에서 모두 확인해야 하는 자료가 있다면 에버노트가 제공하는 '공유 노트북' 기능을 사용할 수 있습니다. 4명이 함께 하나의 프로젝트를 진행할 경우 각자 조사한 자료나 계약서, 영수증 등 다양한 콘텐츠를 공유해야 합니다. 이때 한 사람이 노트북을 하나 만들고 해당 노트북에 나머지 3명을 초대하면 4명이 모두 접속 가능한 하나의 공유 노트북이 생깁니다.

저는 이 기능을 개인인 '나'와 회사의 '나'가 공유하는 노트의 개념으로 사용합니다. A라는 개인용 계정과 B라는 회사용 계정이 있을 때, A가 만든 노트북을 B에게 공유합니다. 실제로는 모두 내 계정이지만, 개념적으로 A 계정과 B 계정이 모두 접근할 수 있는 노트북이 생성되어 집과 직장에서 모두 사용할 수 있습니다.

이는 회사에서 개인 프로젝트를 진행할 경우에 유용합니다. 제가 참여했던 '책 쓰기 프로그램'은 직원들을 위해 회사가 운영한 프로그램이었습니다. 회사 업무와 별개로 직원 중 저자로서 책을 내고 싶은 사람들을 위한 내용이었는데, 점심시간을 활용해 책 관련 초청 강사의 강의를 듣거나 책 만드는 방법을 배웠습니다. 강의는 회사에서 진행했지만, 글을 쓰고 책을 디자인하는 과정은 업무 시간을 활용할 수 없기 때문에 개인 영역에서 이루어졌습니다.

이때 개인과 회사 간 공유 노트북을 활용했습니다. 강의 내용을 회사 컴퓨터로 정리해 공유 노트에 저장하고, 집에서는 개인 컴퓨터로 접속해 작업했습니다. 공유 노트북 기능으로 무리 없이 회사와 집에서 편리하게 작업을 이어갈 수 있었습니다.

(에버노트를 활용하여 프로젝트를 효율적으로 아카이빙하는 구체적인 정리법은 최종 콘텐츠에서 공개합니다.)

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[일잘러의 정리법 - 업무효율 극대화의 기술]

회의보다 회의록을 작성하는 데 시간이 더 오래 걸린다면? 쏟아지는 업무 사이에서 to-do list가 끝이 없다면? 업무에 이미 최대치의 에너지와 최대한의 시간을 쓰고 있다면, 생산성을 높이는 것도, 재충전을 하는 것도 쉬운 일이 아닙니다. 저자 홍동희는 재충전의 시간과 내일의 에너지를 확보하기 위해 시작한 사소한 정리가 나와 동료들 모두의 생산성을 높여줬다고 말합니다. 일잘러를 위한 정리의 모든 것. 실용적이고 디테일한 정리의 기술을 만나보세요.